OCENA OKRESOWA PRACOWNIKA

OCENA OKRESOWA PRACOWNIKA

Szeroko pojęte dobre zarządzanie zasobami ludzkimi jest jednym z kluczy do sukcesu firmy. Szukanie pracowników o odpowiednich dla firmy kwalifikacjach, tworzenie warunków do ich rozwoju, motywowanie oraz ocena pracowników jest zadaniem priorytetowym dla każdego menedżera, który chce zbudować dobrze przygotowany, zmotywowany oraz identyfikujący się z firmą zespół.

Okresowa ocena pracy jest istotną częścią skutecznego zarządzania działalnością firmy oraz  efektywnością pracy pracowników a dobrze przeprowadzona rozmowa oceniająca pracownika nie powinna  budzić jego  obaw i niepokoju a zasadniczo przynieść pracownikowi korzyści w postaci systematycznej informacji zwrotnej na temat jego mocnych i słabych stron, wymagań i wyznaczonych obowiązków,  powinna zweryfikować jego samoocenę
i szanse dalszej kariery w firmie.
W tym artykule  skupiając się na systemie okresowych ocen pracowników,  w szczególności omówimy elementy oceny niezbędne do jej prawidłowego przeprowadzenia tj. wyznaczanie celów, praca pytaniami, poznamy błędy jakich możemy unikać podczas rozmowy oraz przybliżymy schemat przykładowej oceny pracowniczej.

Na wstępie przypomnijmy sobie podstawowe pojęcie ocen okresowych oraz cele, dla których są one przeprowadzane.
Ocena okresowa pracownika jako metoda weryfikacji kompetencji pracownika w kontekście wymagań stanowiska, na którym pracuje, polega na wartościowaniu umiejętności i cech pracownika w odniesieniu do standardów określonych i oczekiwanych przez organizację.
Dzięki dobrze przeprowadzonej ocenie możliwe jest zweryfikowanie poziomu rozwoju pracownika oraz ocena potencjału rozwoju personelu przedsiębiorstwa. Na podstawie ocen okresowych można określić, które obszary oddziałów firmy są na poziomie, który warto wzmacniać i rozwijać, a które są na poziomie zadowalającym. Oceny okresowe służą również do określenia, które kompetencje i umiejętności pracownik powinien rozwijać.

Bardzo ważnym aspektem OOP (Okresowej Oceny Pracowniczej) są kryteria,
na podstawie, których dokonuje się oceny. Kryteria tworzy się do danego stanowiska a nie do osoby i są one dostosowane do organizacji. Zbiorem takich kryteriów jest Katalog Kompetencji – czyli określony zbiór zachowań dopasowany do pracy  na danym stanowisku. W ramach wymaganych kompetencji określa się poziom ich realizacji oraz wagę.
Jaki jest cel okresowych ocen pracowniczych.
Celem okresowych ocen pracowniczych jest wykorzystanie ich jako narzędzia do efektywniejszego zarządzania potencjałem ludzkim, pozwalającego m.in. na:
• dokonanie diagnozy posiadanych przez pracowników kompetencji w kontekście realizowanych przez nich zadań;
• racjonalizację polityki zatrudnienia poprzez właściwy nabór, awanse, degradacje lub rozwiązanie umowy o pracę według zasady "właściwy człowiek na właściwym miejscu";
• diagnozę faktycznych potrzeb szkoleniowo-rozwojowych pracowników w oparciu o ujawnione luki kompetencyjne;
• określenie ścieżek karier, awansów i sukcesji;
• poprawę efektywności i jakości pracy konkretnych pracowników oraz zespołu jako całości (poprzez uzyskanie efektu synergii), dzięki lepszemu wzajemnemu rozumieniu swych dążeń, potrzeb i oczekiwań; zintegrowanie pracowników z celami, strategią i misją firmy.
Badania potwierdzają, że już co piąta polska firma przeprowadza okresową ocenę swoich pracowników.
Metod oceniania okresowego pracowników jest jednak wiele – różnią się między sobą
przede wszystkim efektywnością i ilością uzyskanych danych.
Niektóre z nich to:
Ocena 360 stopni – najbardziej pracochłonna, ale dająca najwięcej informacji. Polega na tym, że każdy pracownik oceniany jest przez osoby z jego najbliższego otoczenia. Przykładowo, handlowiec w firmie oceniany jest zarówno przez swojego szefa, kolegów z pracy jak i wybranych klientów. Charakterystyczne dla tej oceny jest to, że również przełożeni oceniani są przez swoich podwładnych.
Ocena 180 stopni – w przypadku tej metody pomija się wykorzystywane przy ocenie 360 stopni grupy – najczęściej grupę klientów oraz ocenę przełożonego przez pracownika. Pracownik będzie zatem oceniany przez swojego szefa oraz kolegów z pracy.
Development Center – metoda niezwykle kosztowna, ale dająca dobre efekty w zakresie oceny potencjału i kompetencji pracowników. Nie nadaje się zbytnio do oceny efektów pracy (za jego pomocą nie da się ocenić np. poziomu realizacji planu sprzedażowego), ale pozwala na zdiagnozowanie poziomu  rozwoju cech osobowości koniecznych do bycia skutecznym handlowcem, oraz oceny zachowań i schematów działania, które są w pracy pożądane.
Technika Wydarzeń Krytycznych– obejmuje prowadzenie przez przełożonego rejestru sukcesów i potknięć podwładnego, a następnie, po upływie określonego okresu czasu, dokonaniu podsumowania. Niestety bywa, że przełożeni przywiązują zbyt dużą wagę do błędów swoich podwładnych.

Aby wykorzystać potencjał tego trudnego procesu jakim jest ocena okresowa należy pamiętać o szkoleniu pracowników, którym powierza się ten obowiązek. Można robić to własnymi siłami, wewnętrznie w firmie lub skorzystać z pomocy Firm szkoleniowych. Ważne aby przełożonego sumiennie przygotować do oceny, aby zapewnił pracownikom konstruktywne informacje zwrotne.
Dobrze przygotowana ocena pracownicza powinna dotyczyć wyników pracy, umiejętności
i postaw ocenianego. Ma rzetelnie podsumować jego osiągnięcia i przynieść wnioski rozwojowe, nie może przerodzić się w dyskusję i ocenę charakteru pracownika.
Obserwacje działań HR, badania i konsultacje dowodzą, że oceny okresowe wciąż zawierają typowe błędy, które „zakłamują” ocenę i formułują mylne poglądy o pracowniku.
 Najczęściej popełnianymi błędami są:
• brak obiektywizmu - dokonywanie oceny wszystkich zjawisk przez pryzmat własnych doświadczeń, przekonań i oczekiwań tzw. błąd zamrożenia
• sugerowanie się wcześniejszymi ocenami lub lub ocenami innych tzw. błąd plotki
• samospełniająca się przepowiednia (nieuzasadnienie źle oceniani pracownicy pracują gorzej),
• dostrzeganie u innych osób cech, których nie akceptujemy w nas samych tzw. błąd projekcji,
• ocenianie na podstawie pierwszego wrażenia lub ostatniego wrażenia,
• przenoszenie własnych cech na ocenianego tzw. błąd „Ja”,
• przypisywanie innym cech, których oceniający nie posiada, tzw. Efekt Halo (efekt aureoli) i Golema,
• unikanie ocen skrajnych i uśrednianie oceny, tzw. błąd tendencji centralnej,
a także
• niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny,
• nieprawidłowości związane z niedopracowaniem celów, zasad i metod oceniania,

Przeprowadzenie oceny pracy czyli kilka praktycznych wskazówek dla oceniającego.

Znając wagę oceny pracowniczej  i dbając o to aby przyniosła  korzyści  zarówno dla pracodawcy jak i dla pracownika, chcemy podać kilka wskazówek dla oceniającego,
które  sprawią, że będzie ona obiektywna, merytoryczna a także mobilizująca
i wzmacniająca pracownika. 

1.Zbuduj właściwą atmosferę spotkania, zadbaj o odpowiedni czas i miejsce do jej przeprowadzenia.
2.Przedstaw cel i zakres rozmowy i kryteria podlegające ocenie.
3.Zachęć pracownika do przedstawienia jego samooceny oraz do rozmowy na temat jego mocnych stron i obszarów do rozwoju.
4. Przedstaw swoją ocenę kompetencji pracownika, jego efektywności oraz realizacji zadań premiowych.
5. Podkreśl zachowania pożądane oraz nieakceptowane. Uzasadnij swoje oceny skrajne.
6.Omów potrzeby rozwojowe i aspiracje pracownika i wspólnie stwórzcie plan rozwojowy na kolejny rok.
7. Wysłuchaj oczekiwań pracownika wobec siebie jako przełożonego i wobec firmy.
8. Konstruktywnie podsumuj ocenę i dokonane ustalenia, wyznacz cele na następny okres lub ustal plan poprawy, wyznacz termin następnego spotkania oceniającego.
Pytania w rozmowie oceniającej
Podstawowym narzędziem lidera podczas takiej rozmowy jest pytanie. Dobra praca pytaniami aktywizuje uczestników rozmowy, pozwala przełożonemu na poznanie sposobu myślenia pracownika.
• Rozpoczynaj rozmowę z pracownikiem od tematów bardziej ogólnych, i przechodź do bardziej szczegółowych (zasada lejka) .
• Stawiaj proste pytania, prezentuj pojedyncze idee.
• Zadawaj pytania we właściwej kolejności, np. od pytania
o samoocenę w danej kompetencji po szczegóły zachowań potwierdzających taką ocenę;
• Formułuj pytania pozytywnie w sposób niezagrażający i niesugerujący rozmówcy niekompetencji.
• Pozwalaj odpowiadać (daj czas i  nie wymuszaj odpowiedzi)
• Zanim zaczniesz zadawać pytania, zdecyduj, jakiego rodzaju fakty  chcesz przedyskutować. Sprecyzuj najważniejsze fakty i zamień je na pytania.
• Przygotuj pytania do każdej kompetencji, ułatwią Ci one bieżącą pracę w czasie rozmowy.

Częstotliwość stosowania ocen okresowych
Oceny okresowe najczęściej przeprowadzane są raz w roku – taką zasadę przyjęła ponad połowa przedsiębiorstw. Zdecydowana mniejszość firm odbywa je co pół roku.
Bardzo ważne jest regularne dokonywanie ocen okresowych w ramach tych samych kryteriów – dzięki temu można ocenić efektywność pracownika i pomóc w jego rozwoju zawodowym.
Jeśli oceny są  realizowane zgodnie z przyjętymi zasadami, stanowią nieoceniony element  rozwoju  firmy.  Pozwalają oszacować niewykorzystany potencjał, są potężnym motywatorem, zwiększają zaufanie i zaangażowane pracowników w realizację celów i strategii danego przedsiębiorstwa. A tylko dobrze wyszkolona, kompetentna i systematycznie motywowana kadra może przynieść sukces firmie.