EFEKTYWNOŚĆ OSOBISTA - PULPIT I POCZTA E-MAIL

EFEKTYWNOŚĆ OSOBISTA

Nasze życie i rozwój zawodowy nieustannie odnoszą się do poziomu naszych kompetencji.

Pragniemy rozwijać się zawodowo chcąc być bardziej efektywnymi aby móc realizować więcej zadań w krótszym czasie. Podstawowymi kompetencjami miękkimi wpływającymi  na  poziom naszego rozwoju zawodowego są kompetencje osobiste, a skoro jesteśmy przy temacie efektywności to warto się zastanowić czym tak naprawdę jest efektywność osobista i w jaki sposób możemy ją zwiększyć.

Ponieważ obszar efektywności osobistej jest tematem ważnym i złożonym, przedstawię Wam w cyklu kilku miesięcznych „spotkań” kluczowe wskazówki, które po zastosowaniu przyniosą Wam dziennie kilkanaście a  niekiedy kilkadziesiąt dodatkowych minut wolnego czasu.

Wprowadzając określone zmiany w swoim stylu funkcjonowania sprawicie, że Wasza doba ulegnie przysłowiowemu wydłużeniu a zaoszczędzony czas będziecie mogli przeznaczyć na kreatywne poszukiwanie nowych pomysłów, spokojny lunch w ciągu dnia czy też dokończenie zadań, które zazwyczaj zabieracie po godzinach pracy do domu.

Zacznę od elementu związanego ze stroną techniczną naszej efektywności osobistej, jednego z podstawowych narzędzi służących do komunikowania się - poczty e-mail.

Zanim jednak przejdziemy do porządkowania poczty e-mail, proponuję abyśmy skupili się na samym urządzeniu, na którym odczytujecie pocztę – komputer, smartfon i tablet.

Komputer lub laptop jest aktualnie podstawowym i niemal obowiązkowym narzędziem pracy większości z nas. Warto zatem zadbać aby służył nam jak najlepiej, a korzystanie z niego było sprawne i przyjemne.

PORZĄDKOWANIE DOKUMENTÓW W KOMPUTERZE

- stwórz katalogi dokumentów, np. Podręczne, Pomocnicze i Archiwalne. Jeżeli posiadasz zbiory dokumentów papierowych (segregatory, szafki itp.) ważne jest abyś zachował spójność w nazewnictwie swoich folderów elektronicznych i teczek papierowych.
- katalogi dokumentów zamieść w folderze moje dokumenty standardowo utworzonym na dysku C i D lub posegreguj dokumenty umieszczając  je w odpowiednich folderach na pulpicie.
- na pulpicie mogą znajdować się pliki systemowe stanowiące sterowniki umożliwiające sprawne funkcjonowanie zintegrowanych z Twoim komputerem programów  czy też urządzeń. Utwórz folder o nazwie np. Systemowe i umieść w nim wszystkie ważne systemowe pliki.
- wystandaryzuj i uporządkuj nazwy plików umieszczanych w folderach – bardzo często w pośpiechu zapisujemy pliki pod roboczą nazwą, przyzwyczajamy się do wersji roboczej i już nigdy nie zmieniamy ich nazewnictwa.
- stwórz folder na dokumenty/pliki, do których dalszej użyteczności masz wątpliwość, np. Piwnica.
Jest to folder, który metaforycznie możesz porównać do piwnicy. Mogą w nim znaleźć się zarówno użyteczne dokumenty, jak również dokumenty, które dawno powinieneś usunąć.
- zalecamy abyś następnie stworzył kopię zapasową dysku i jeżeli masz taką możliwość zgrał całą zawartość komputera na osobny dysk zewnętrzny, który będzie stanowił Twój backup.
- jeżeli posiadasz już kopię zapasową swojego dysku, możesz wrócić do folderu Piwnica i usunąć z niego wszystkie wątpliwej przydatności dokumenty.
Jeżeli z powodzeniem zrealizowałeś dotychczasowe kroki na Twoim pulpicie, najprawdopodobniej zapanował porządek i pojawiła się dodatkowa przestrzeń

POCZTA E-MAIL

Tak jak wspomniałem wcześniej, zapewne większość z Was regularnie korzysta z konta mailowego, być może nawet kilku, prywatnych i służbowych. Aktualnie każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest około 115 mld e-maili. Radicati Group prognozuje, że w 2018 roku będzie wysyłanych blisko 140 mld e-maili dziennie. Tym samym, typowy pracownik korporacji otrzymuje ponad 130 e-maili dziennie.
Zastanówcie się zatem ile czasu dziennie spędzacie na wszystkich czynnościach związanych z pocztą e-mail? Zapewne Wasze odpowiedzi byłyby różne, w grę poza branżą i stanowiskiem wchodzą dodatkowo różne okresy natężania w pracy w skali roku.
Uogólniając, średnia światowa wynosi 1/3 czasu pracy czyli w przypadku ośmiogodzinnego etatu, ponad 13 godzin tygodniowo.
Wróćmy proszę zatem do tematu efektywności osobistej i co zrobić, żeby zaoszczędzić trochę cennego czasu na lepszym zarządzaniu pocztą e-mail.
Rozpocznijmy zatem inwestycję potocznie zwaną „odgrzebywaniem” i z każdą chwilą cieszmy się ze zbliżających się nieuchronnych zwrotów z inwestycji.

PORZĄDKOWANIE POCZTY E-MAIL

• przed przystąpieniem do pracy warto  ustalić sobie określone zasady związane z wielkością czcionki tworzonych folderów i podfolderów.

• pamiętaj, że przy tytułowaniu folderów dobrze jest zachować spójność nazewnictwa z ewentualnymi folderami umieszczonymi na pulpicie czy też folderem Moje dokumenty na dysku C lub D i dokumentami w wersji papierowej.

• na pewno masz pewną grupę nadawców, od których regularnie otrzymujesz korespondencję, zacznij od stworzenia dla nich folderów. Następnie kolejno przechodź od najnowszych do coraz starszych wiadomości i umieszczaj je w odpowiednich folderach.

• usuwaj wszystkie niepotrzebne wiadomości, a w przypadku niechcianych newsletterów wysyłaj maila z prośbą o usunięcie Twojego adresu z bazy mailingowej. Podobno samo odbieranie i kasowanie newsletterów zajmuje nam średniorocznie około 5 godzin w skali roku.

• w celu zaoszczędzania czasu na żmudną pracę związaną z porządkowaniem poczty e-mail proponuję aby wstecznie ustalić sobie datę otrzymanych e-maili, do której wszystkie starsze maile przeniesiesz do folderu o nazwie np. Archiwum.

Pamiętajcie, że im więcej mamy nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce, tym na mniej odpowiadamy. W ciągu dnia, w którym otrzymaliśmy “mało” e-maili jesteśmy w stanie odpowiedzieć na około 25% z nich, a w ciągu dnia, w którym otrzymaliśmy “dużo” e-maili (powiedzmy 100), odpowiemy tylko na około 5% z nich. Ponadto: Może zwyczajnie lepiej jest ich mieć mniej i być pewnym, że odpisaliśmy na wszystkie istotne dla nas wiadomości.

E-MAIL-WELLNESS

W związku z tym, iż żyjemy w coraz bardziej mobilnym świecie tabletów i smartfonów warto wspomnieć o kilku zasadach mogących wpłynąć na komfort korzystania z poczty na urządzeniach mobilnych. Według badań 74% posiadaczy smartfonów sprawdza skrzynkę pocztową na swoim telefonie zaraz po przebudzeniu i 56% robi to na chwilę przez zaśnięciem. Aż 63% osób zagląda do swojej mobilnej skrzynki pocztowej podczas weekendu. Spora grupa osób (68%) chce być powiadamiania o każdej nowej wiadomości, automatycznie w momencie jej otrzymania.
Takie funkcjonowanie może prowadzić często do zaburzeń snu, złego samopoczucia, obniżonego zaangażowania w pracy, zaburzeń w obszarze work-flow balance.
Aby ograniczyć negatywne skutki korzystania z poczty e-mail proponujemy następujące działania:
• daj sobie czas na miły poranek i nie czytaj e-maili zaraz po przebudzeniu. Podobnie jak maszyna człowiek również potrzebuje czasu na rozruch. Zamiast po przebudzeniu czytać maila, wypij spokojnie 1-2 szklanki wody, to dobre dla zdrowia.

• ogranicz czytanie mail po godzinach pracy…

• zadbaj o spokojny sen i dobrą regenerację i wyeliminuj czytanie e-mail po godzinie 21.

• nie planujesz pracować w weekendy, nie czytaj również e-mail skoro tematem zajmiesz się najszybciej w poniedziałek.

• ustaw w swoim urządzeniu mobilnym opcję manualnego pobierania e-mail, tym sposobem Twój czas wolny i spokój nie zostanie zakłócony przez powiadomienia dźwiękowe telefonu.

• ikona poczty e-mail najczęściej umieszczona jest w najszybciej dostępnym miejscu smartphona. Jeżeli odruchowo po wzięciu telefonu do ręki i odblokowaniu ekranu wchodzisz w aplikację poczty e-mail, schowaj ikonę do folderu lub przesuń ikonę na dalsze strony – przynajmniej na czas weekendu lub urlopu. Może uchroni Cię to od codziennego nawyku.

WYSYŁANIE I ODBIERANIE E-MAIL

Żeby lepiej zrozumieć potężną siłę wiadomości e-mail, pozwolę sobie przytoczyć wyniki badań amerykańskich naukowców związane z zakłóceniami uwagi pracowników.
Według różnych źródeł i zapewne sposobu funkcjonowania, pracownicy potrzebują od 8 do 20 minut czasu na powrót do realizacji zadania na poziomie wykorzystania mózgu sprzed zakłócenia.
Na skutek zakłóceń, zdaniem uczonych, spada również nasza wydajność, iloraz inteligencji oraz szansa na konsekwentne wrócenie do realizacji zadania. W 40 % przypadków zaobserwowano, iż pracownicy wybici z realizacji jednego zadania, po chwili przechodzą do realizacji kolejnego zadania nie kończąc pracy nad pierwszym zadaniem.
Na pewno zgodzicie się, że otrzymywanie dużej ilości maili stanowi pewnego rodzaju zakłócenia i wpływa na naszą efektywność zawodową.
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji nadużywania wymiany informacji e-mailowej, proponujemy następujące praktyki:
• ograniczenie ilości wysyłania e-maili, aby w rezultacie ograniczyć ilość e-maili otrzymanych.

• zadbanie o jakość treści przekazywanych w e-mailach.

• jeżeli przedmiot korespondencji po dwóch wymianach e-maili wymaga dalszego doprecyzowania, skontaktuj się telefonicznie ze swoim adresatem lub umów na spotkanie.

• ustaw filtry antyspamowe i wypisz się z list mailingowych newsletterów.

• w przypadku korespondencji typu CC/DW zastanów się czy w odpowiedzi chcesz aby wszyscy znajdujący się w e-mailu otrzymali od Ciebie odpowiedź. Możesz też ustawić w swojej poczcie, że wszystkie e-maile, w których Twój adres oznaczony jest jako CC/DW będą kierowane do specjalnego folderu. Z wiadomościami w tym folderze możesz zapoznać się w dogodnym dla siebie czasie.

•  ustal swoje standardy komunikacji i obsługi poczty e-mail, oto kilka propozycji:

- bardzo pilne sprawy ustalane są przez telefon
- wysyłaj zaproszenia na spotkania w formie kalendarza
- piątki bez maili,
- odpowiedz na e-mail w ciągu 24 h,
- podawaj temat wiadomości w nagłówku
- jedna wiadomość powinna dotyczyć jednej sprawy
- nie sprawdzaj co chwilę skrzynki mailowej
- wyłącz dźwiękowe powiadomienia   poczty o przychodzących mailach
- na zadania, na których realizację potrzebujesz mniej niż 30 minut, odpowiedz od razu
- zadania , na których realizację potrzebujesz więcej niż pół godziny, zaplanuj pracę w kalendarzu
- po odczytaniu wiadomości podejmij decyzję o potrzebie oddelegowania zadania innej osobie
- zrezygnuj ze zbędnych narzędzi komunikacyjnych i zastąp je e-mailem
- unikaj wysyłania wiadomości na tematy niezwiązane z pracą
- nie odpisuj na wiadomości pod wpływem emocji
- nadawaj swoim e-mailom przejrzysty charakter poprzez formatowanie tekstu stosowanie punktatorów, interlinii i innych.
- przy czasochłonnych zadaniach korzystaj z funkcji kalendarza i planowania

Zachęcam Cię do wykorzystania powyższych informacji do zwiększenia swojej efektywności osobistej. Przedstawione propozycje mogą wymagać adaptacji do specyfiki Twojej firmy, dlatego zanim rozpoczniesz wdrażanie nowych rozwiązań zastanów się, na jakie modyfikacje jesteś sobie w stanie pozwolić. Jeżeli będziesz chciał podzielić się z nami rezultatami swojej pracy i opowiedzieć w jakim stopniu zwiększyła się Twoje efektywność, z przyjemnością usłyszymy o Twoich sukcesach.