EFEKTYWNOŚĆ OSOBISTA - PRZESTRZEŃ BIUROWA

EFEKTYWNOŚĆ OSOBISTA – PRZESTRZEŃ BIUROWA

W poprzednim artykule przedstawiliśmy kilka prostych zasad, które mają na celu pomóc Tobie w zwiększeniu „informatycznej” efektywności osobistej. Opisaliśmy w jaki sposób korzystać z poczty e-mail i przechowywać dokumenty/pliki na pulpicie aby mieć zawsze kontrolę nad swoimi zadaniami. Pamiętaj proszę, że światowa średnia czasu pracy przy wykorzystaniu poczty e-mail wynosi około 13 godzin tygodniowo. Sposób w jaki korzysta się z poczty e-mail ma w związku z tym olbrzymie znaczenie dla efektywności zawodowej.
Niezależnie od stopnia wprowadzonych przez Ciebie zmian zachęcamy Cię do ponownego zweryfikowania swoich głównych narzędzi pracy (pulpit, poczta e-mail) i odświeżenia zaleceń, które przekazaliśmy Tobie w poprzednim miesiącu - http://personelprofit.com.pl/aktualnosci/efektywnosc-osobista

Jeżeli nasze propozycje zostały w pełni przez Ciebie wdrożone, pamiętaj aby stosować się do prostej zasady 4D w komunikacji e-mail:

• Do – przeczytaj e-mail, odpowiedź i przystąp do działania.
• Delagate – przekaż e-mail innym członkom zespołu, którzy powinni lub z racji zależności stanowiskowych w firmie, mogą wyręczyć Cię w realizacji zadania.
• Designate – przy bardziej czasochłonnych zadaniach określ w czasie termin realizacji zadania.
• Discard – skataloguj lub usuń e-mail.

Zgodnie z naszymi zapowiedziami, w tym miesiącu będziemy kontynuować temat efektywności osobistej. Jest to ostatni element związany z technicznym elementem tej kompetencji i odnosi się do skarbnicy zadań i informacji, które możesz odnaleźć na swoim biurku, szufladach czy też szafach biurowych.

Chaos panujący na biurku negatywnie wpływa na zdolność koncentracji i obniża Twoją produktywność. Dodatkowo zapełnione po brzegi szuflady sprawiają, że ilość pojawiających się kolejnych dokumentów na biurku, w skrajnych przypadkach może znacząco utrudniać zajęcie prawidłowej pozycji przy biurku. Nie czekaj aż sterty dokumentów zaczną ograniczać cię fizycznie i umysłowo, i rozpocznij wdrażanie kolejnych zasad mających na celu zwiększenie Twojej efektywności zawodowej.

SZAFY I SZUFLADY
Zaczniemy od miejsca, w którym najprawdopodobniej przetrzymujesz najstarsze dokumenty czyli szafy i dolne szuflady Mamy pełną świadomość, że w tej chwili masz z pewnością dużo innych pilniejszych zadań niż porządkowanie szaf i szuflad dlatego zachęcamy Cię do zaplanowania pod koniec dnia lub jutro 1-2 godzin na uporządkowanie swojej najbliższej przestrzeni zawodowej.
Jeżeli zaplanowanie takiej ilości czasu jest dla Ciebie absolutnie nierealne, realizuj poszczególne elementy prac podczas codziennych 15 minutowych sesji.
W dogodnym dla Ciebie momencie rozpocznij porządkowanie szaf i szuflad w następującej kolejności:

SZAFY
- wyjmij wszystkie dokumenty z szaf i oddziel użyteczne od tych już niepotrzebnych.
- niepotrzebne dokumenty wyrzuć lub w razie wątpliwości co do ich użyteczności, schowaj je do kartonowego pudełka i umieść w miejscu, które będzie archiwum Twoich najstarszych lub najmniej istotnych dokumentów.
- wszystkie luźne kartki czy też dokumenty powkładaj w koszulki lub do segregatora, ważne jest aby dokumenty w segregatorze były poukładane tematycznie lub chronologicznie.

SZUFLADY
- opróżnij swoje szuflady i podobnie jak poprzednio oddziel dokumenty użyteczne od niepotrzebnych.
- posegreguj dokumenty tematycznie lub chronologicznie w teczkach, skoroszytach lub segregatorach.
- dokumenty, które uznasz za archiwalne przenieś do szafy dołączając je do odpowiednich segregatorów lub kartonowych pudełek.
- opisz wszystkie teczki i segregatory aby w przyszłości móc szybko i bez trudu odnaleźć potrzebne Ci informacje.

BIURKO I KUWETA
Teraz kiedy w Twojej szafie i szufladach zapanował nienaganny porządek, rozpocznij porządkowanie biurka i kuwety:
- podziel dokumenty na cztery grupy: aktualne, do oddelegowania, archiwalne, do wyrzucenia.
- archiwalne dokumenty umieść w teczkach i segregatorach umieszczonych w szafach lub szufladach.
- aktualne dokumenty pozostaw w kuwecie do realizacji dla Ciebie, dokumenty do oddelegowania pozostaw w kuwecie do realizacji przez innych.
- jeżeli nie korzystasz kilka razy dziennie z takich akcesoriów biurowych jak: spinasz, zszywacz, pinezki, pieczątki, schowaj te elementy do szuflady.

Zakładamy, że na tym etapie w Twojej najbliższej przestrzeni biurowej panuje nienaganny porządek a Ty odczuwasz olbrzymią satysfakcję

Dla podtrzymania tej atmosfery, sprzyjającej efektywnej realizacji zadań, rekomendujemy stosowanie japońskie zasady 5S znanej i stosowanej w wielu firmach produkcyjnych:
• Selekcja –  na bieżąco segreguj dokumenty i utrzymuj porządek na swoim stanowisku pracy, przekazuj dokumenty dalej, nieaktualne dokumenty archiwizuj lub wyrzucaj, oddelegowuj.
• Systematyka – zadbaj o swoją wydajność i pilnuj aby wszystkie nowe rzeczy i dokumenty odkładać w określone miejsca.
• Sprzątanie - utrzymuj czystość na swoim stanowisku pracy, na koniec dnia pracy pozostaw biurko w stanie, który umożliwi Tobie rozpoczęcie pracy kolejnego dnia na najwyższych obrotach.
• Standaryzacja – utrzymuj wprowadzone zasady organizujące Twoje stanowisko pracy.
• Samodyscyplina - utrzymuj wyznaczone standardy i doskonal je.

Kończąc część poświęconą technicznym aspektom efektywności osobistej zachęcamy Cię do wdrożenia zaproponowanych przez nas rozwiązań. Jeżeli zechcesz podzielić się z nami rezultatami swojej pracy i opowiedzieć w jakim stopniu zwiększyła się Twoja efektywność, z przyjemnością usłyszymy o Twoich sukcesach.